3. Manejando documentos

¿Cómo se llama todo esto?

Los términos que se usan en LibreOffice para la mayoría de las partes de la interfaz de usuario (las partes del programa que usted ve y usa, frente al código que es el que en segundo plano la hace funcionar) son los mismos que se utilizan para la mayoría de programas.

Un diálogo es un tipo especial de ventana. Su objetivo es informarle de algo, solicitarle datos, o ambas cosas. Le proporciona controles para que especifique cómo llevar a cabo un acción. Los nombres técnicos para los controles más habituales se muestran en la Figura 10, aunque no se muestra el cuadro de lista (desde el cual se selecciona un elemento). En la mayoría de los casos, en este curso no usamos los términos técnicos, pero es útil conocerlos porque la Ayuda y otra fuentes de información los usan a menudo.

En la mayoría de las ocasiones, si un cuadro de diálogo está abierto, limitará el resto del trabajo que esté haciendo. Tras haber realizado los cambios pertinentes, cierre el diálogo (normalmente al hacer clic en Aceptar u otro botón se guardan los cambios y se cierra el diálogo). A continuación puede reanudar su trabajo en el documento.

Algunos diálogos se quedan abiertos mientras está trabajando para que pueda cambiar entre el diálogo y el documento las veces que desee. Un buen ejemplo es el diálogo Buscar y reemplazar.

  1. Ficha (no es un control exactamente).
  2. Botones de opción (sólo se puede seleccionar una).
  3. Casilla de verificación (se puede seleccionar más de una).
  4. Cuadro de número (haga clic sobre las flechas hacia arriba o hacia abajo si desea cambiar el número de la caja de texto, o escriba en la caja de texto).
  5. Vista previa o en miniatura.
  6. Lista desplegable desde la que se puede elegir un elemento.
  7. Botones de comando

Iniciar un nuevo documento

Se puede crear un documento nuevo en LibreOffice de varias formas.

Cuando LibreOffice está abierto, pero no hay ningún documento abierto (por ejemplo si usted cerró todos los documentos abiertos pero dejó el programa ejecutándose), aparecerá una pantalla de Bienvenida. Haga clic sobre alguno de los iconos para abrir un nuevo documento de ese tipo o clic sobre el icono de las plantillas para crear un nuevo documento mediante una plantilla.

Puede también crear un nuevo documento de una de las siguientes maneras. Si un documento ya está abierto en LibreOffice, el nuevo documento se abrirá en una nueva ventana.

  • Use ArchivoNuevo y seleccione el tipo de documento.
  • Use la flecha junto al botón Nuevo en la barra de herramientas principal. Seleccione del menú desplegable el tipo de documento que desea crear.
  • Use ArchivoAsistentes para algunos tipos especiales de documentos.

Abrir un documento existente

Cuando no se abre ningún documento, la pantalla de Bienvenida ofrece un icono para abrir un documento existente.

También puede abrir un documento existente de una de las siguientes formas:

  • Clic en ArchivoAbrir.
  • Clic en el botón Abrir en la barra de herramientas principal.
  • Presione Control+A en el teclado.

En cada caso, aparece el diálogo Abrir. Seleccione el archivo que desee y luego haga clic en Abrir. Si un documento está abierto ya con LibreOffice, el segundo documento se abrirá en una ventana nueva.

En el diálogo Abrir puede reducir la lista de archivos si selecciona el tipo de archivo que está buscando. Por ejemplo, si elige Documentos de texto como tipo de archivo, sólo verá documentos de Writer (incluyendo .odt, .doc, .txt); si elige Hojas de cálculo, solo verá archivos .ods, .xsl y otros archivos que sólo puede abrir Calc. Puede también abrir un documento existente que esté en formato OpenDocument si hace doble clic sobre el icono del archivo en el escritorio o en el navegador de archivos, como por ejemplo Windows Explorer.

Si tiene asociado archivos de formatos Microsoft Office a LibreOffice, puede también abrir estos archivos haciendo doble clic sobre ellos.

Guardar documentos

Para guardar un documento nuevo, puede hacer lo siguiente:

  • Presione Control+G
  • Seleccione ArchivoGuardar de la barra de menú.
  • Haga clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas principal.

Cuando aparezca el diálogo Guardar como, escriba el nombre del archivo, compruebe el tipo de archivo (de ser necesario) y haga clic en Guardar.

Para Guardar un documento abierto con el nombre de archivo actual, seleccione Archivo → Guardar. Esto sobrescribirá el último cambio guardado en el archivo.

Protección por contraseña

Para proteger un documento con contraseña, utilice la opción del diálogo Guardar como para ingresar una contraseña. Esta opción está disponible para archivos guardados en formato OpenDocument o los antiguos formatos LibreOffice 1.x.

  1. En el diálogo Guardar como, seleccione la casilla de verificación Guardar con contraseña y luego clic en Guardar. Se abrirá una ventana de notificación (Figura 11)
  2. Escriba la misma contraseña en el campo Contraseña y en el campo Confirmar, luego haga clic en Aceptar. Si las contraseñas coinciden, el documento se guardará con protección por contraseña. Si las contraseñas no coinciden, recibirá una notificación para que escriba la contraseña nuevamente.

Figura 11: Introducir una contraseña para un documento

LibreOffice utiliza un mecanismo de encriptación bastante seguro que hace casi imposible recuperar el contenido de un documento en caso de que pierda la contraseña.

Guardar un documento automáticamente

Puede elegir que LibreOffice le guarde archivos automáticamente. El guardado Automático, como el manual, sobrescribe el último cambio en el archivo. Para elegir el guardado automático de archivos:

  1. Seleccione Herramientas → Opciones → Cargar/Guardar → General.
  2. Marque Guardar información de recuperación automática cada y elija el intervalo de tiempo.

Renombrar y borrar archivos

Puede renombrar o borrar archivos dentro de los cuadros de diálogo de LibreOffice, tal como lo hace en su gestor de archivos habitual. Sin embargo, no puede copiar o pegar archivos dentro de estos cuadros de diálogo.

Usar los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como

Puede elegir entre utilizar los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como de LibreOffice o los que ofrece su sistema operativo.

Para ver o cambiar qué tipo de cuadro de diálogo utiliza LibreOffice:

  1. Seleccione Herramientas → Opciones → LibreOffice → General.
  2. Marque la casilla de verificación Usar diálogos LibreOffice.

Esta sección aborda el tema de los diálogos de LibreOffice Abrir y Guardar como. En la Figura 12 se muestra un ejemplo del diálogo Guardar como; el diálogo Abrir es similar.

Figura 12: el diálogo de LibreOffice Guardar Como

Para documentos de LibreOffice que se han guardado en más de una versión, utilice el menú desplegable para seleccionar qué versión desea abrir en modo de sólo lectura. Para documentos de Microsoft Office, sólo se puede abrir la versión actual.

Utilice el campo Tipos de archivo para especificar el tipo de archivo que se abrirá o el formato del archivo en que se va a guardar.

La casilla de Sólo lectura abre el archivo para lectura e impresión solamente. Por lo tanto, muchas de las barras de herramientas desaparecerán, y muchas opciones de menús quedarán deshabilitadas. Se mostrará un botón Editar archivo en la barra de herramientas de funciones para abrir el archivo para su edición.

Es posible abrir archivos desde Internet escribiendo una URL en el campo Nombre de archivo en el diálogo Abrir.

Deshacer y restaurar cambios

Para deshacer el cambio más reciente, presione Control+Z o haga clic en el icono Deshacer en la barra Estándar o elija Editar → Deshacer de la barra de menú.

El menú Editar muestra los últimos cambios que se han deshecho (en la Figura 15 tiene un ejemplo de Writer).

Figura 15: Editar → Deshacer última acción

Si hace clic sobre el pequeño triángulo a la derecha del icono Deshacer, obtendrá una lista de todos los cambios que se han deshecho (Figura 16). Puede seleccionar muchos cambios y deshacerlos todos al mismo.

Figura 16: Lista de acciones que se pueden deshacer

Después de realizar los cambios, se activa Restaurar. Si desea restaurar un cambio, seleccione Editar → Restaurar o presione Control + Y o haga clic sobre el icono Restaurar . Al igual que Deshacer, si hace clic en el triángulo a la derecha de la flecha, obtendrá una lista de los cambios que se han restaurado.

Para modificar el número de cambios que recuerda LibreOffice, elija Herramientas → Opciones → LibreOffice →Memoria y en la sección Deshacer cambie el Número de pasos. Tenga en cuenta que si pide que LibreOffice recuerde muchos cambios, consumirá más memoria del equipo.

Cerrar un documento

Para cerrar un documento, haga clic en Archivo → Cerrar.

Usted también puede cerrar un documento haciendo clic en el icono de Cerrar en la ventana del documento. Este botón se ve como la X roja que se muestra en la Figura 17.

Figura 17: Iconos de cierre

Si está abierta más de una ventana de LibreOffice, cada una se ve como la que se muestra a la izquierda en la Figura 17. Al cerrar esta ventana, las otras ventanas de LibreOffice permanecen abiertas.

Si sólo hay una ventana de LibreOffice abierta, ésta se ve como en la ilustración de la derecha de la Figura 17. Observe la pequeña X debajo de la X grande. Al hacer clic en la X pequeña , se cierra el documento pero deja abierto LibreOffice. Al hacer clic en la X roja, se cierra LibreOffice completamente.

Si el documento no ha sido guardado desde el último cambio, aparecerá un mensaje. Elija si guardar o descartar los cambios.

  • Guardar: el documento es guardado y luego cerrado.
  • Descartar: el documento es cerrado, y se pierden todas las modificaciones desde la última vez que se guardó.
  • Cancelar: no ocurre nada, y se retorna al documento.

Precaución:

No guardar un documento puede provocar la pérdida de los cambios más recientes o, peor aún, el archivo completo.

Cerrar LibreOffice

Para cerrar LibreOffice completamente, haga clic en Archivo → Salir o cierre el último documento abierto como se describe en “Cerrar un documento”.

Si se han guardado todos los documentos, LibreOffice se cierra inmediatamente. Si se ha modificado cualquier documento pero no se ha guardado, se mostrará un mensaje de advertencia. Siga el procedimiento descrito en “Cerrar un documento” para guardar o descartar los cambios.

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