Combinar correo electrónico

A.- Con GMail y YAMM

A1. Redacta tu GMail

Entra en tu correo electrónico y redacta tu correo, pero :

  • Deja los destinatarios en blanco
  • En tu redacción pon las palabras claves personalizadas que tengas. En este ejemplo <> y <>
  • Cierra el correo sin enviar, se te guardará en Borradores

A2. Prepara tus destinatarios

Entra en Drive y abre una hoja de cálculo, importa tus datos, si tienes una hoja de cálculo de Excell simplemente copia y pega en esa hoja drive, lo importante es que :

  • Tiene que ser hoja de cálculo de Google.
  • Tiene que coincidir los nombres de las cabeceras de las columnas con las palabras claves que has puesto en tu correo electrónico. En este caso tiene que ser nombre y grupo pero no vale que ponga Nombre o nombres por ejemplo
  • Tiene que haber una columna que ponga los correos electrónicos, no importa qué nombre tenga la cabecera, en este caso pone email pero puede ser correo electrónicos
  • No importa que haya columnas que no se utilicen. En este caso apellidos.

A3. Instala el complemento YAMM

Vamos a Complementos->Descargar complementos - Buscamos YAMM Yet Another Mail Merge - Instalamos

A4. INICIAMOS LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Entramos en el complemento instalado e iniciamos la combinación :

Después de aceptar una ventana de cual es el plan que tienes con YAMM (el plan Free sólo son 50 emails) sale otra ventana que rellenamos el nombre del remitente y seleccionamos el borrador, es decir el email creado en el punto A1

Nos da la opción de programar el envío para más adelante o enviarlo ahora o enviar un emmail de prueba

Si enviamos un e-mail de prueba y nos lo enviará a nuestra cuenta de GMail cómo quedaría el primer email del primer registro:

Una vez hecha la comprobación podemos enviar ya los emails

PROBLEMA : YAMM con el plan free tiene una limitación de envío de correos electrónicos al día, por eso proponemos otro método con Thunderbird :

B CON UN PROGRAMA DE CORREO ELECTRÓNICO : THUNDERBIRD

B1 Instalar Mail Merge

En https://addons.thunderbird.net/en-GB/thunderbird/addon/mail-merge/ podemos instalar esta extensión de thunderbird

B2.- Guardamos nuestros datos en CSV

Vamos a nuestra hoja de destinatarios que vimos en A2, ojo con los nombres de las cabeceras de las columnas que lo utilizaremos en nuestro email personalizado.

Y lo grabamos en formato CSV (Nota: Todos los programas de hojas de cálculo permiten esta opción, ya sea Google, Excell, Calc.. )

B3.- Redactamos nuestro emails

Redactamos poniendo en destinatarios el nombre de la columna entre doble llave en nuestro caso se llama email y seguimos escribiendo con los campos personalizados también entre doble llave tal y como se ve en la figura siguiente :

B4.- Mail merge

Nos vamos a Archivo-Mail Merge (también hay un botón arriba a la derecha) y rellenamos

  1. Nuestro fichero fuente es un CSV tal y como hemos hecho en B2
  2. Aconsejamos Send Later y así podemos previsualizar el resultado
  3. Elegimos el fichero CSV
  4. Elegimos la fuente. Por ejemplo si nuestra fuente es un Excell recomendamos poner Windows1258
  5. La delimitación de campos puede ser ; o ,
  6. La delimitación de texto puede ser ninguna o "
  7. Hay que modificar los puntos 4, 5 y 6 hasta que en Preview se vea correctamente
  8. Ok y lo pone en la bandeja de salida

B5.- Previsualizar y enviar

Al darle en el 2 Enviar más tarde combina todos los emails y los pone en la bandeja de salida por lo tanto podemos ver el resultado tranquilamente antes de enviarlo.

Si está todo correcto, enviamos ya todos:

C.- ¿Y ficheros adjuntos personalizados?

En nuestras hojas de cálculo de los destinatarios tiene que haber un campo que ponga los nombres de los ficheros fichero1.xxx fichero2.xxx ...

El nombre de ese campo lo tenemos que recordar para el caso de MailMerge de Thunderbird, en este caso es Adjunto

Si utilizas Gmail-YAMM esos ficheros tienen que estar en una carpeta Drive que se tiene que seleccionar en Anexos personalizados del diálogo :

Si utlizas Thunderbird y MailMerge, esos ficheros tienen que estar en una carpeta en tu ordenador, por ejemplo tmp del C: y en el diálogo de MailMarge pon en el campo de Adjunto la ruta donde están los adjuntos seguido del nombre del campo donde están los nombres de los ficheros, en este caso C:\tmp\ seguido del nombre del campo que se llama Adjunto entre doble llave luego :

No envíes correos pesados o masivos

Si tienes que adjuntar ficheros pesados, utiliza formatos de compresión apropiados (pdf, rar..) o mejor, utiliza repositorios en la web (Dropbox, Drive, OneDrive...) y manda símplemente los enlaces, ayudarás a que no se llene la bandeja de entrada de los destinatarios.

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